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Schritt 6: Sei professionell

By JA Quality |

Was Sie sagen, ist wichtig. Wie Sie es sagen, ist genauso wichtig. Wenn die Antworten voll von Rechtschreibfehlern, die in Großbuchstaben geschrieben oder voll mit umgangssprachlichen Begriffen sind, könnte sich ein Kunde fragen, ob die Person, mit der er spricht, wirklich ein Experte seines Berufes ist.

Auch wenn es sich manchmal eher wie ein Chat anfühlt als an eine formelle Korrespondenz, sollten Sie Ihre Antworten mit der gleichen Professionalität geben, mit der Sie eine geschäftliche E-Mail beantworten würden. Hier ist wie:

Nutzen Sie korrekte Rechtschreibung und Grammatik

Unsere Benutzeroberfläche verfügt über ein Rechtschreibprüfungs-Tool, das jedoch nicht jedes Rechtschreibproblem aufgreift und Ihre Grammatik nicht überprüft. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Antworten noch einmal lesen, bevor Sie sie senden. Hier einige schnelle Erinnerungen:

  • Verwenden Sie korrekte Großschreibung: Vermeiden Sie es, in Großbuchstaben zu schreiben. Es gibt Kunden das Gefühl, dass Sie sie anschreien. Ebenso macht das Schreiben in Kleinbuchstaben die Interaktion zu locker. Sie brauchen keine perfekte Großschreibung, aber wenn Sie die grundlegendsten Regeln befolgen - Kapitalisierung des ersten Wortes in einem Satz, richtige Substantive und das Pronomen "Ich" für die erste Person – sollte es keine Probleme geben
  • Vermeiden Sie Abkürzungen: Während Abkürzungen in Texten und Instant Messages üblich sind, sollten Sie sie vermeiden, wenn Sie mit einem Kunden auf unserer Website interagieren. Es ist nicht nur unprofessionell, sondern gibt dem Kunden auch den Eindruck, dass man keine Zeit für sie hat.
  • Seien Sie vorsichtig bei der Interpunktion: Vermeiden Sie Durchlaufsätze, indem Sie gegebenenfalls Kommas verwenden. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie ein Komma platzieren sollen (und wir wissen, dass sogar professionelle Autoren nicht mit dem Komma vertraut sind), lesen Sie den Satz laut vor. Wenn Sie zu einer Stelle kommen, an der Sie natürlich pausieren, fügen Sie ein Komma ein. Übertreiben Sie es auch nicht mit Ausrufezeichen. Ein oder zwei von jedem in einer Antwort sind genug.

TIPP: Wir empfehlen Ihnen, Grammarly herunterzuladen und zu verwenden, um Fehler bei der Rechtschreibung und Grammatik in Ihren Antworten zu erkennen. Hier geht’s zum Download >>

Verwenden Sie eine vorsichtige Sprache

Denken Sie daran, dass Sie zu diesem Zeitpunkt sehr wenig über Ihre Kunden wissen. Wählen Sie Ihre Wörter sorgfältig, um Missverständnisse zu vermeiden.

  • Verwenden Sie keinen Slang: Wir wissen, dass Sie in Ihren Gesprächen mit Kunden nicht mit Straßenslang umgehen. Aber selbst Wörter, die man in einer professionellen Umgebung laut ausspricht, können im Text schlampig aussehen.
  • Vermeiden Sie den Jargon: Akronyme und Begriffe, die in Ihrer Welt alltäglich sind, könnten Ihren Kunden völlig fremd sein. Wenn Sie sie verwenden müssen, geben Sie eine Definition an. Sagen Sie Ihrem Kunden nicht nur, dass er eine CBC benötigt. Sagen Sie ihnen, dass sie eine CBC oder ein komplettes Blutbild benötigen, das wichtige Informationen über die Art und Anzahl der Zellen im Blut liefert.
  • Verwenden Sie eine höfliche Sprache: "Bitte", "Danke" und "Es tut mir leid" tragen sehr dazu bei, einen positiven Eindruck beim Kunden zu hinterlassen.

Verwenden Sie eine klare, einfache Formatierung

Formatieren Sie Ihre Antworten wie eine geschäftliche E-Mail oder einen Artikel. Beginnen Sie einen neuen Absatz, wenn Sie eine neue Idee teilen möchten. Wenn Sie Elemente auflisten, verwenden Sie Aufzählungszeichen. Wenn Sie ein Wort oder eine Idee betonen möchten, unterstreichen Sie es. Kleine Formatierungsoptimierungen können die Klarheit Ihrer Antworten erheblich verbessern. Aber schießen Sie nicht über das Ziel hinaus: Verrückte Farben und Schriftarten sowie übermäßiges Unterstreichen oder Kursivmachen können von der Botschaft ablenken.

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